IT Secrets

#37 Door succes, focus terug op system

Door het grootte succes liepen onze medewerkers vast in de uitvoering waardoor ik moest focussen op de systemen zodat hun het werk op een consistente wijze kunnen uitvoeren en daarmee de kwaliteit kunnen waarborgen.
Door succes, focus terug op de systemen

Hey hallo en welkom bij: Wat heb ik vandaag gedaan om mijn bedrijf weer verder te laten groeien?

Niet alleen vandaag, maar ik denk ongeveer de afgelopen 1,5 maand, want degenen die mij aan het volgen waren of er al wat meer van hebben gezien, die zien in 1x een heel groot gat van:

de laatste keer zei die wel leuk, tot morgen, maar waar blijft ie nou?

Subscribe to IT Secret Radio channel on youtube

Wat bleek nou, het was zo’n daverend succes. Ik was er echt overweldigd van, de mailmerge, andere acties, alle… commotie is het verkeerde woord, maar alle dingen die in gang zijn gekomen, doordat ik hiermee ben begonnen, zijn er in hele korte tijd, super mooie opdrachten, heel veel nieuwe klanten, heel veel aanvragen, van alles op ons pad gekomen. En dan vind ik natuurlijk veel belangrijker om daar te leveren wat we beloofd hebben en het waar te maken. Om ook die mensen te zorgen dat ze gewoon het ondernemers, bedrijven… dat zij altijd veilig in bedrijf zijn en dan ook nog wel snel, goed en zonder al te veel problemen.

de klant staat voorop

Even bezig geweest om de 'lego-blokken' van het proces opnieuw te bekijken

Dus dat is waar ik de afgelopen 1,5 maand mee bezig ben geweest. En dan niet zo zeer om ook die jongens bij ons ook te helpen om ervoor te zorgen dat hun zo goed mogelijk die klanten kunnen helpen, maar ook om te kijken naar wat kunnen we nu verder vereenvoudigen, want er waren best nog wel wat stappen, waarin we heel veel handwerk in hadden. En daardoor wordt het foutgevoelig en dat heb ik liever niet. Los daarvan kunnen we daarmee ook niet schalen en de groei gaan behappen die we voor ogen hebben voor dit jaar. Dus ik ben in die tijd ook gelijk bezig geweest om weer opnieuw naar de systemen te kijken. En dan heb ik het over de ‘lego-blokken’, zoals ik ze eerder noemde. Gewoon die systemen om van… bekijk dat hele proces, dat als we dus een klant hebben, dan hebben we het voortraject gehad, we hebben gesprekken gehad, we hebben een voorstel gestuurd of een overeenkomst opgestuurd. Die krijgen we getekend terug. Wat vanaf dat moment moet er dan allemaal gaan gebeuren. Er moeten datums afgesproken worden, die klant die moet geïnformeerd worden. Ook dat willen we zoveel mogelijk standaardiseren.

het hele proces opnieuw bekijken

Ik wil niet zeggen, dat ze dan standaard een mailtje : hoi klant, bedankt en je krijgt nu dit.

Nee, dan is het gewoon mooie automatisering met: ‘beste Piet, super leuk dat je bij onze club bent gekomen en het ‘altijd veilig in bedrijf’-pakket wilt gaan gebruiken.

De geplande datum waarop we overgaan of gaan migreren is datum x. Dus dat betekent dat we vanaf datum x en alle datums daarvoor die klant of die persoon – en dat kunnen meerdere personen zijn. Als er 10 gebruikers zijn bij de klant dan, zet dan gewoon al die 10 gebruikers in die maillijst en zorg ervoor dat alle 10 die gebruikers dezelfde informatie krijgen. Ze weten wat er gaat gebeuren, ze weten wat er van hun verwacht wordt, dat ze op de hoogte gehouden worden van vorderingen, project planningen kunnen mailen naar de contactpersoon of de ondernemer zelf, zodat we ze eigenlijk gaandeweg continu aan de hand houden en op de hoogte houden.

Alle gebruikers ontvangen dezelfde informatie

Want nogmaals, ik heb het al vaker gezegd, iedereen is, ja, weet je, ons vak is nu eenmaal onderhevig aan veel verandering en medewerkers, vooral die er al langere tijd werken, die hebben gewoon super veel moeite met veranderen en ik denk dat daar ook onze kracht ligt om een project te laten slagen en dat is om die klant of die gebruiker dan letterlijk aan de hand te nemen. Continu gerust te stellen en duidelijke taal uit te leggen. En dan af en toe gewoon lekker Jip en Janneke, maar het gaat er maar om dat ze het snappen en dat ze dus weten van, nou dit verwachten wij van de klant of de gebruiker en de klant heeft natuurlijk een verwachting van ons van hoe dat wij de belofte gaan leveren. Want daar komt het eigenlijk op neer. Het voortrekken wat is beloofd, je kunt nu dit en nu straks kun je dat of kun je dat en de route daarnaartoe is onze andere video… kom ik later wel even op, is nou… nou heb ik niet zoveel zin, haha. Hoe we hem dus begeleiden van zijn huidige situatie naar de nieuwe situatie en als je dat goed doet inclusief een stukje goede nazorg, dan slaagt eigenlijk elk project.

Af en toe gewoon lekker Jip en Janneke

En weer verder op mijn reis naar groei...!

Daar heb ik dus nieuwe checklisten voor gemaakt, nieuwe programma’s voor geschreven om te zorgen dat de input verplicht is, of bepaalde input verplicht is en als je die input ook gewoon consequent invult, dan is de output ook consequent goed of hetzelfde. Dat is wat ons afgelopen 1,5 maand ontzettend bezig heeft gehouden, veel lange uren aan besteed. Want ik kan dat proces wel gaan documenteren, maar dat remde mij te veel af. We moesten echt even meters maken en daar hebben we ik denk nu 90-95% zijn we daar weer doorheen, dus ik ga hier weer mee verder, om mijn reis naar de groei die ik voor ogen heb… en ik bewaar hem even en ik ga hem hier niet bij stoppen, maar binnenkort ga ik m’n doelstelling voor 2019 echt wel met je delen.

Meters maken op het pad naar groei

En dus terug naar de basis, de systemen, zorgen dat de lego-blokken goed zijn en makkelijk stapelbaar zijn om snel te bouwen waardoor eigenlijk voor iedereen helder is, wat er van hun verwacht wordt. Ook van onze medewerkers, dat ze weten wat ze moeten doen, wanneer ze moeten doen, de klant tijdig geïnformeerd wordt, etc. Dat stuk ben ik dus mee bezig geweest om te bouwen en ik hoop dat je daar iets aan hebt. Ik zou zeggen doe er je voordeel mee en kijk zelf ook eens keer kritisch naar hoeveel handwerk er nog zit bij iedere opdracht of iedere levering voor je klant. En kijk eens of je daar… of je die dingen ook plat kunt slaan en daar waar mogelijk kunt automatiseren. Er is super veel mogelijk, zeker met active campaign, dat is de mail-tool die ik daar… ja, ik mag het geen mail-tool noemen misschien, maar in ieder geval de tool die ik daarvoor gebruik en ik zou zeggen bedankt voor het kijken, tot de volgende keer.

Active campaign

Andere vraag: like dit, deel dit, share dit, vooral reageer, positief of opbouwende kritiek zal ik het maar netjes noemen. Ik hou niet van negativiteit. Opbouwende kritiek is natuurlijk altijd welkom en dan zie ik jullie hopelijk snel weer. Ik ga niet beloven dat ik dit elke dag doe, misschien een paar keer in de week, sommige weken alle dagen, andere keren 1x in de week. Ik weet het even niet, hangt even af van de prioriteiten en de drukte ook omtrent de klanten, want we gaan als een malle en dat vind ik helemaal geweldig, daar haal ik superveel voldoening uit, want we zetten meer klanten dan ooit tevoren over en elke keer veranderen daar ook weer mee het leven van een ondernemer, waardoor die gewoon weer lekker kan doen waar hij zelf goed in is en wil doen, dat is ondernemen. En in ieder geval niet bezig zijn met IT. Dat was het voor vandaag.

Groetjes Marcel Martens en tot de volgende keer!

Like comment share

Leave a Comment

Altijd en overal, veilig bij je documenten en e-mails. Plus meer tijd om te ondernemen net zoals 250 ondernemers die jou al zijn voorgegaan.

Volop technisch onderlegd en zou zomaar in de Matrix geboren kunnen zijn, die graag een chip in zijn hoofd zou hebben geplant, die eigenlijk gewoon een nerd is en die deze IT dingen in zijn dromen kan fixen – de mogelijkheid om de tijd van stress en frustratie achter het toetsenbord te verminderen….
Om uiteindelijk ALLEEN bezig te zijn met de dingen die ertoe doen.
Marcel Martens, Trotse echtgenoot en vader van drie prachtige kinderen.
M – IT Services founder and computer engineer.

Altijd en overal, veilig bij je documenten en e-mails. Plus meer tijd om te ondernemen net zoals 250 ondernemers die jou al zijn voorgegaan.

Ontvang als eerste de nieuwe releases!

Voer je e-mailadres hieronder in en ontvang een melding wanneer een nieuwe afleveringen live gaat.

×