iTunes Android SoundCloud YouTube
Hey, hoe gaat het? Vandaag gaan we het hebben over hoe je zonder kopzorgen over gaat naar de Cloud zodat je meer tijd overhoudt voor groei.
Ik heb de afgelopen 10 jaar geleerd van de meest briljante IT’ers die er zijn en nu heb ik mijn strategie aangepast om zoveel mogelijk MKB’ers in Nederland te helpen met het groeien van hun bedrijf. De vraag is echter: hoe kun je dat doen zonder kennis van IT?
Deze podcast is hier om je het antwoord te geven. Doe mee en volg mij terwijl ik IT-oplossingen leer, toepas en deel om mijn bedrijf te laten groeien met alleen de beste IT-oplossingen van vandaag de dag. Mijn naam is Marcel Martens en welkom bij IT Secrets.
Het werken in de Cloud helpt mensen om meer in minder tijd te doen. Dat klink altijd wel zo leuk natuurlijk. Maar ja, hoe zie ik dat nou? Ik zie dat mensen, doordat ze altijd alles voorhanden hebben op al hun apparaten, ze ook gewoon letterlijker meer kunnen doen. Ze kunnen sneller schakelen als iemand even belt van “Heb je dit?” of “Kun je dit nog even doorsturen?” Ze hoeven niet eerst weer helemaal naar hun PC toe om in te loggen en die documenten te zoeken. Ze kunnen het gewoon vanuit hun telefoon of hun iPad of laptop, net wat ze voorhanden hebben en daarmee dus echt letterlijk meer in minder tijd doen.
Zo zijn er allerlei kleine dingen die gewoon net wat handiger werken dan voorheen. Vroeger moest je eerst een zipje maken om een document te mailen of wat dan ook. Nou stuur je gewoon een linkje naar een gebruiker en die kan dat dan ook nog alleen maar lezen of die mag die map bewerken of niet, waardoor ze gewoon sneller dingen kunnen delen. Het maakt het dus ook eenvoudiger om documenten te kunnen delen en andere bestanden dan met oude -vroeger heette dat mooi on-prem- oplossingen. Dus gewoon dingen die je letterlijk in huis hebt staan. Denk maar even terug als jij een bepaald bestandje wou versturen via mail, dat ging al niet. Dan moest je eerst naar WeTransfer om dat bestandje via eerst in een zipfiletje, dan een WeTransfer, om dan via WeTransfer dat dingetje naar de persoon toe te sturen die dat ding moet hebben. Dat is natuurlijk heel wat stappen die inmiddels gewoon niet meer nodig zijn, doordat je gewoon kunt zeggen als je je documenten bijvoorbeeld in Google Drive hebt staan of in SharePoint van Office 365 of OneDrive. Gewoon rechter muisknop op het documentje klikken en je kunt het delen met wie je ook wil. Het gaat dan met name niet om documenten maar grotere bestanden, denk aan tekeningen of complete mappen.
Stel je werkt in een project waar je ook nog externen bij nodig hebt, dan kun je gewoon die hele map delen met de teamgenoten van dat project zodat die daar allemaal hun bijdrage aan kunnen leveren, maar dat je wel je documenten centraal op één plek houdt en waar jij ook het beheer van hebt. Elk moment dat je zegt van “Hey, die persoon heeft er niks meer mee te maken”, dan ontzeg je die toegang en dan is het ook klaar. Maar je houdt wel al die documenten waar het project betrekking op hebben in één map gestructureerd bij elkaar, overzichtelijk en volledig in beheer van jezelf.
Het maakt het voor mensen ook gewoon beter en makkelijker dus om samen te werken. Stel je werkt met een team van ZZP’ers of freelancers of net wat, iedereen die heeft zijn eigen tijden. Die werkt graag ’s ochtends aan het project, de andere ’s middags, die werkt weer ’s avonds of onderweg eraan, of voor mij part op zijn vakantie. Door dat op die manier te doen, is het voor iedereen altijd up to date en hebben de mensen wat ze nodig hebben ten allen tijden.
Hoe ga je nou eigenlijk zonder kopzorgen over? Ik heb daar een aantal systemen voor ontwikkeld. Ik doe dit al bijna 20 jaar, dus er zal weinig nieuws meer in tevoorschijn komen voor ons. Maar mijn systeem voor e-mailmigraties, het voordeel daarvan is dat als je ook weer zo’n systeem gebruikt, dat het altijd hetzelfde gebeurt en dat het daardoor altijd goed en zonder problemen voor de gebruiker gebeurt. Ik heb een daar een acht-stappenplan voor ontwikkeld en die wil ik graag een beetje doornemen, dat je een beetje een idee hebt wat komt er allemaal bij kijken en waar moet ik rekening mee houden? En wat zijn eigenlijk de dingen die achter de schermen allemaal gebeuren zodat je ook daadwerkelijk zonder kopzorgen over kunt gaan naar de Cloud.
Want heel veel mensen staan er toch wel huiverig voor. Ik had van de week weer een klant aan de lijn. Wen er maar aan, ik ga van de hak op de tak- dat is de aard van het beestje- en dan schieten er allerlei ideeën door mijn hoofd omdat het gewoon zo vol zit met allemaal leuke dingen. Die klant die zei van “Ja, Marcel, allemaal harstikke leuk, maar ik zie het gewoon niet zitten, weet je? Het hoeft van mij echt allemaal niet in huis te staan, maar als ik dat toch hoor van iedereen op een feestje of ik ben weer ergens een keer op een event of op een netwerkbijeenkomst, altijd is het gezeik met het overstappen of vernieuwen van.” Dan denk ik “ja oké, begrijp ik.” Wij horen die klachten of opmerkingen ook vaak. Maar het kan ook gewoon zonder die klachten en gewoon dus goed. Dat je letterlijk zonder kopzorgen toch gebruik kunt gaan maken van de Cloud en kunt gaan genieten van de voordelen.
Stap 1 voor mij is ‘koop of bereid je domeinnaam voor’. Weet je, alles begint voor die e-mail in ieder geval met je domeinnaam. Als je die nog niet hebt, dan koop er een of wij regelen er een voor je. Dat maakt natuurlijk niet zoveel uit. Het is wel fijn als wij die beheren, want dan zijn we niet afhankelijk van jou of derden voor eventuele benodigde aanpassingen. Want die zijn er nogal wat wil je goed doen zodat ook je mails niet als zijnde spam gemarkeerd worden en dus gewoon bij de ontvanger aankomen zonder in een of andere spam box of wat dan ook te belanden.
Nadat je je domeinnaam hebt voorbereid, gaan we stap 2 de nieuwe mailbox of nieuwe mailboxen aanmaken. En die bereiden we voor zodat alle apparaten, dus denk niet alleen aan je laptop of PC, maar ook aan je telefoon, je tablet en je watch of weet ik het wat je allemaal wil gebruiken, dat die bij die nieuwe mailbox kan. Zodat we op het moment van overgaan je eigenlijk alles al klaar hebt en niet dan nog als een kip zonder kop rond moet rennen om iedereen te voorzien van zijn nieuwe mailbox, want dat is natuurlijk niet prettig.
Stap 3 is dan een moment kiezen waarop we de DNS aanpassen. Dat is zeg maar, hoe moet ik dat nou makkelijk uitleggen? DNS aanpassen, eigenlijk de rest van de wereld laten weten van “hey mijn mailserver die staat niet meer hier maar die staat daar.” Letterlijk de brievenbus die is van adres gewijzigd en dat moeten we de rest van de wereld laten weten want anders komt onze post niet aan. Zo makkelijk is het eigenlijk gewoon. Die DNS aanpassen, van oudsher kan dat 48 uren doorlooptijd hebben met de rest van de wereld. Tegenwoordig staan die vaak al korter, maar het is ook noodzakelijk dat je vooraf controleert of je TTL -time to live- van je DNS records of je die zo kort mogelijk staan. Liefst op 5 minuten. Dat betekent dat elke 5 minuten– Stel je hebt een partij waarbij je gewoon elk uur mee e-mailt, of het nu voorkomt of niet maakt niet uit, maar even als voorbeeld. Dan zal die elk uur gaat er gewoon opnieuw vragen aan de DNS-servers van “hey waar moet die mail naartoe? Moet die nog steeds naar hetzelfde adres of moet hij naar een andere?” Hierdoor zorg je ervoor dat je een zo kort mogelijke overlap hebt, want als de TTL dus op 12u of 48u staat, dan heb je dus kans dat sommige mails al in de nieuwe komen en andere nog steeds in de oude mailomgeving. Dat is ook niet erg. Daar hebben we in het stappenplan ook rekening mee gehouden, maar hoe korter het is, hoe sneller alles binnenkomt op de nieuwe omgeving.
Dan komen we bij stap 4. Dat is de dag erna. Als er dus– bij voorkeur passen we die DNS dus aan in de avond. Zeg even een uur of 10 ’s avonds zodat er eigenlijk in de nacht die synchronisatie plaats kan vinden dat iedereen weet van “hey we moeten niet meer hier afleveren maar op de nieuwe mailomgeving.” Stap 4, de dag erna, als er dus geen mail meer op de oude omgeving binnenkomt, dan gaan we de mail exporteren uit de oude omgeving. Dat kan één mailbox zijn, maar dat kan ook 50 mailboxen zijn. Die kunnen we op die manier overzetten naar de nieuwe omgeving. Als we dus zeker weten dat er niks meer binnenkomt, dan is het eigenlijk het nulpunt. Dan exporteren we alles wat we ook weer importeren in de nieuwe zodat je daar weer alles hebt, zowel je oude mail als de nieuwe mail die daar inmiddels al binnenkomt.
Dan stap 5 dat zijn eventuele archieven importeren. We merken dat heel veel mensen overal PST’jes en back-upjes en hier nog een archiefje en daar nog een archiefje en het totale overzicht kwijt zijn. Met de huidige grootte van mailboxen, vooral bij Microsoft en Google, denk aan Office 365, krijg je bij een gemiddeld account 50 Gigabyte. Importeer gewoon lekker alles. Je hebt alles onder één knop zitten. Je kunt alles terugvinden. En je hoeft niet meer zelf na te denken van “hey zat dat nou in archief a, b, c of d?” Want sommigen hebben wel 10 archieven. Nou, ga maar zoeken. “Oh ja, welk jaar was dat ook alweer? Ik kan er echt niks voor vinden.” Microsoft heeft een goeie zoekfunctie, maar als alles in één zit, werkt dat wel zo prettig. Voordeel daarvan ook weer is dat alles je alles importeert in één nieuwe mailbox, dat je op al je apparaten weer hetzelfde ziet. Dat is lekker consistent. Je hoeft niet na te denken. Scheelt je weer tijd en daardoor heb je meer tijd voor de groei van je onderneming.
Dan komen we aan bij stap 6. We merken dat veel bedrijven of ondernemers zijn ooit begonnen met een iPhone of iets dergelijks en dan zijn ze iCloud gaan gebruiken. Maar men heeft werkelijk waar geen enkel idee waar nou wat staat. Hoe makkelijk is het nou als je in je Outlook kunt kijken en je ziet daar je afspraak staan en die komen overeen met afspraken op je telefoon en op je iPad en nou overal waar je eigenlijk kijkt? Door alles te importeren naar die nieuwe mailomgeving, blijft het ook consistent op alle apparaten. Dus we exporteren eventueel iCloud gegevens etcetera. Sommigen die hebben het weer lokaal op hun telefoon. Ik weet niet precies hoe het bij Android geregeld is. Die zal ook vast verschillende opties hebben. Die zetten we eigenlijk allemaal om naar de nieuwe, zodat we daar 1 centraal punt hebben waar alles staat en ook geback-upt wordt.
Dan stap 7 daar doen we hetzelfde voor de afspraken. Oh sorry, net had ik het over contacten of over afspraken maar contacten bedoelde, voor de contactpersonen. Denk aan je mobiele nummers en namen en adressen et cetera. Daar doen we hetzelfde. Sommigen staan ook in iCloud of in de telefoon zelf. Die zetten we ook allemaal over zodat je ook al je contacten vanuit Outlook kunt zien, benaderen en gebruiken.
Dan hebben we stap 8. Die wordt vaak over het hoofd gezien, maar wat mailt er nou nog meer? Denk aan je website. Die moeten we ook instrueren. Of we moeten de SPF-records aanpassen binnen de DNS, zodat je website ook gemachtigd is om namens jouw domein e-mails te versturen, want ander dan wordt je gemarkeerd als spam en komt je bericht of je bevestiging bij je klant niet aan. Dat is natuurlijk iets wat je niet wil. Ik denk aan andere mailproviders, zoals MailChimp of andere nieuwsbrieftools die je gebruikt. Daar zal mogelijk iets gewijzigd moeten worden. Servers, als je nog andere servers of diensten gebruikt, die nu via je eigen of je oude mailservers mails versturen, die moeten natuurlijk ook omgezet worden dat ze via de nieuwe omgeving of een andere omgeving gaan mailen.
Dit zijn dus onze stappen. Ik zal ze kort even herhalen. Eén is bereid je domeinnaam voor of koop er een. Twee was de mailboxen aanmaken, voorbereiden dat alle apparaten bij de nieuwe mailbox kunnen. Dan hebben we stap drie, dat was de DNS aanpassen, bij voorkeur zo laat mogelijk op de avond zodat in de nacht alles op de hoogte gesteld wordt dat de mail voortaan naar de nieuwe mailserver moet. Stap vier is de dag erna als er geen mail meer binnenkomt op de oude omgeving, dan gaan we hem exporteren en importeren in de nieuwe. Stap vijf is eventuele archieven importeren. Stap zes waren de contacten uit de cloud overzetten, uit de iCloud bijvoorbeeld of je telefoon overzetten naar de nieuwe mailbox. Stap zeven, hetzelfde doen we dan voor de afspraken die er staan. En stap acht was de overige websites en diensten en nieuwsbrieven die nog mailen, dat we die ook aanpassen naar de nieuwe omgeving.
Ik hoop dat je er iets aan hebt. Ik nodig je van harte uit om onze Facebook groep te joinen. Ga daarvoor naar blog.itsecretsradio.com en klik op ‘community’. Daar kun je je aanmelden en daar posten we altijd de nieuwste podcasts, maar ook nieuws en tips en tricks en linkjes naar video’s die je ‘how to’s’ laten zien etcetera. Die komen allemaal daar te staan en ben je nou een Windows gebruiker en wil je in ieder geval terug grip hebben op Windows 10? Want daar staan een hoop dingen in die wil je niet eens weten wat er allemaal gedeeld wordt met de rest van de wereld, waar in mijn ogen helemaal niemand iets mee te maken heeft, ga dan naar blog.itsecretsradio.com en klik op onze gratis training over ‘take back control over Windows 10’. Daarmee krijg je grip op Windows 10 en doet dat eigenlijk wat het moet doen en wat je wil dat het doet en deelt het geen onnodige informatie met onder andere Microsoft en derden. Want uiteindelijk, AVG, het zijn jouw gegevens en die horen denk ik alleen bij jou thuis en bij niemand anders.
Bedankt voor het luisteren en als je het leuk vindt, deel het dan alsjeblieft. Je zou er me echt een groot plezier mee doen. Het betekent veel voor me als ik jullie beoordelingen en recensies lees. Ik haal er veel voldoening uit en het stimuleert mij ook weer om dit te blijven doen en nog meer kennis met jullie te delen. Dus ja, oké, bedankt. Leuk dat je er was en tot de volgende keer.
Boem! Bedankt voor het luisteren. Vergeet alsjeblieft niet om te delen en je te abonneren. Wil je weten voor hoeveel groei cloud kan zorgen? Laat me weten waar ik je het beste mee kan helpen door naar blog.itsecretsradio.com te gaan en direct mijn tijd te boeken via ‘interview mij’.
